TL;DR

Surat order pengiriman adalah dokumen resmi dari pembeli kepada penjual atau perusahaan logistik yang berisi permintaan pengiriman barang. Surat ini memuat detail barang, jumlah, alamat pengiriman, dan instruksi khusus. Formatnya harus jelas dan mencantumkan nomor referensi agar mudah dilacak.

Dalam dunia perdagangan dan logistik, satu kesalahan kecil dalam permintaan pengiriman bisa berujung pada barang yang salah tujuan, keterlambatan, atau klaim yang sulit diproses. Surat order pengiriman hadir sebagai dokumen yang memformalkan permintaan tersebut, sekaligus menjadi bukti tertulis yang bisa dirujuk jika ada perselisihan. Memiliki contoh yang tepat membantu Anda menyusun surat ini dengan cepat dan tanpa melewatkan komponen penting.

Apa Itu Surat Order Pengiriman

Surat order pengiriman adalah surat resmi yang dikirimkan oleh pihak pembeli atau pengirim kepada penjual, distributor, atau perusahaan ekspedisi sebagai instruksi resmi untuk mengatur pengiriman barang. Dalam bahasa Inggris, dokumen ini dikenal sebagai delivery order (DO) atau shipping order.

Surat ini berbeda dari faktur atau nota. Faktur mencatat transaksi keuangan, sementara surat order pengiriman fokus pada instruksi logistik: barang apa yang dikirim, ke mana, kapan, dan dengan cara apa. Di banyak perusahaan, surat ini menjadi dasar untuk menerbitkan dokumen pengiriman lainnya seperti packing list dan surat jalan.

Dokumen ini penting terutama bagi bisnis yang menangani volume pengiriman besar, karena komunikasi lisan atau pesan singkat tidak cukup sebagai bukti jika terjadi sengketa. Kementerian Perdagangan RI menegaskan bahwa dokumentasi perdagangan yang lengkap melindungi kedua belah pihak dalam transaksi komersial.

Komponen Wajib dalam Surat Order Pengiriman

Sebelum melihat contoh surat order pengiriman, penting untuk mengetahui komponen apa saja yang harus ada agar surat ini bisa berfungsi sebagai dokumen yang sah dan efektif.

Kop surat berisi nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email
Nomor surat sebagai referensi unik untuk keperluan pelacakan
Tanggal pembuatan surat
Identitas penerima: nama perusahaan atau orang yang dituju
Daftar barang: nama, kode produk, jumlah, satuan, dan berat
Alamat pengiriman lengkap beserta nama penerima
Instruksi khusus jika ada, misalnya penanganan barang mudah pecah
Tanggal pengiriman yang diminta
Tanda tangan dan stempel pihak yang berwenang

Nomor surat adalah komponen yang sering diremehkan tapi sangat krusial. Tanpa nomor referensi, sulit untuk mencocokkan surat order dengan dokumen pengiriman lain seperti invoice atau bukti serah terima barang.

Contoh Surat Order Pengiriman Sederhana

Berikut adalah contoh surat order pengiriman untuk kebutuhan bisnis antar perusahaan (B2B) yang bisa Anda sesuaikan:

PT Maju Bersama Jaya | Jl. Industri Raya No. 45, Jakarta Barat 11840 | Telp: (021) 5550-1234 | Email: [email protected]

SURAT ORDER PENGIRIMAN
No. SOP/MBJ/IV/2026/001
Jakarta, 2 April 2026

Kepada Yth.
PT Logistik Andal Nusantara
Jl. Pelabuhan Tanjung Priok No. 12
Jakarta Utara 14310

Dengan hormat,

Bersama surat ini kami memohon kesediaan Bapak/Ibu untuk mengatur pengiriman barang dengan rincian sebagai berikut:

Daftar Barang:
1. Kertas HVS A4 80 gsm – 500 rim – Berat: 1.250 kg
2. Toner Printer Canon – 50 unit – Berat: 25 kg
3. Amplop cokelat ukuran besar – 200 pak – Berat: 40 kg

Alamat Pengiriman:
PT Maju Bersama Jaya – Gudang Bekasi
Jl. Raya Industri Cikarang Barat No. 88, Bekasi 17520
Up: Bpk. Hendra Santoso (0812-3456-7890)

Tanggal Pengiriman yang Diminta: 7 April 2026 (pagi hari sebelum pukul 10.00 WIB)

Instruksi Khusus: Barang harap dikemas dengan kardus ganda. Toner printer tidak boleh terkena sinar matahari langsung selama pengiriman.

Demikian surat order ini kami sampaikan. Mohon konfirmasi penerimaan surat ini beserta estimasi biaya pengiriman ke email yang tertera di atas.

Hormat kami,
Dewi Rahayu
Manajer Pengadaan
PT Maju Bersama Jaya

Contoh Surat Order Pengiriman untuk Ekspedisi

Jika Anda mengirimkan barang melalui jasa ekspedisi seperti JNE, J&T, atau Sicepat, surat order pengiriman biasanya lebih ringkas dan fokus pada instruksi pengambilan barang. Berikut contohnya:

Toko Elektronik Sejahtera | Jl. Pasar Baru No. 7, Bandung 40111 | Telp: 0812-9876-5432

ORDER PENGIRIMAN
No. OP/TES/0042
Bandung, 2 April 2026

Kepada: JNE Cabang Bandung Pusat

Mohon dilakukan pengambilan dan pengiriman barang berikut:

Pengirim: Toko Elektronik Sejahtera, Jl. Pasar Baru No. 7 Bandung
Penerima: Bpk. Arif Wicaksono, Jl. Melati No. 22, Surabaya 60241, Telp: 0821-1234-5678
Isi Paket: 1 unit laptop gaming (kotak utuh) + aksesoris
Berat: 4,5 kg | Dimensi: 50 x 40 x 20 cm
Layanan: YES (Yakin Esok Sampai)
Instruksi: FRAGILE – harap ditangani dengan hati-hati, jangan ditumpuk
Nilai Barang: Rp 12.500.000 (untuk keperluan asuransi)

Hormat kami,
Rina Susanti
Admin Pengiriman

Tips Menulis Surat Order Pengiriman yang Efektif

Ada beberapa hal yang membedakan surat order pengiriman yang baik dari yang sekadar cukup. Pertama, selalu gunakan format resmi dengan kop surat meski perusahaan Anda masih kecil. Kop surat memberikan kesan profesional dan memudahkan pihak ekspedisi mengidentifikasi pengirim.

Kedua, cantumkan nomor kontak yang bisa dihubungi saat pengiriman berlangsung. Masalah seperti penerima tidak ada di tempat atau alamat sulit ditemukan bisa diselesaikan cepat jika ada nomor yang aktif. Menurut Asosiasi Pengusaha Truk Indonesia, banyak keterlambatan pengiriman terjadi akibat informasi kontak yang tidak lengkap dalam dokumen pengiriman.

Ketiga, spesifikasikan instruksi penanganan barang secara eksplisit. Jangan hanya menulis “hati-hati” tapi jelaskan konkretnya: apakah barang mudah pecah, sensitif terhadap suhu, atau harus dijaga posisinya. Instruksi yang jelas mengurangi risiko kerusakan dan memperkuat posisi klaim jika barang rusak di jalan.

Perbedaan Surat Order Pengiriman dan Delivery Order

Dalam praktik, istilah surat order pengiriman dan delivery order (DO) sering dipakai bergantian, tapi sebenarnya ada perbedaan konteks penggunaannya. Surat order pengiriman biasanya dibuat oleh pembeli atau pengirim sebagai instruksi kepada pihak ekspedisi. Sementara itu, delivery order dalam konteks pelabuhan dan logistik internasional adalah dokumen yang dikeluarkan oleh perusahaan pelayaran kepada importir sebagai izin pengambilan barang dari terminal peti kemas, sebagaimana diatur dalam ketentuan Direktorat Jenderal Perhubungan Laut.

Untuk kebutuhan pengiriman domestik sehari-hari, kedua istilah ini memang mengacu pada dokumen yang serupa. Yang penting adalah isi dokumennya lengkap dan jelas, bukan sekadar pilihan istilahnya. Surat order pengiriman yang ditulis dengan benar adalah langkah pertama yang menjamin barang sampai ke tangan yang tepat, tepat waktu, dan dalam kondisi baik.